O uso intensivo do e-mail como canal de comunicação agiliza mesmo as atividades comerciais de uma empresa? Muitas vezes, não. Apesar da velocidade de comunicação oferecida pela Internet, muitas empresas já detectaram que boa parte do tempo consumido por seus executivos e funcionários com o e-mail é improdutiva.
"Realizamos um estudo recente em nossa empresa e constatamos que mais de 20% dos e-mails recebidos diariamente são mensagens publicitárias indesejadas, conhecidas como spam. A partir daí, calculamos o tempo médio gasto por cada funcionário com a administração de suas mensagens e constatamos que alguns chegam a perder duas horas de trabalho com essa atividade. Por isso, passamos a adotar o segundo e-mail", revela o empresário Antônio Borba, diretor da Magic Web Design, empresa especializada em planejamento web.
Segundo Borba, a maioria dos usuários da Internet utiliza o mesmo endereço eletrônico para atividades comerciais e pessoais. Isso faz com que o e-mail profissional seja usado em cadastros de compras e consultas online, passando a integrar os bancos de dados que alimentam a proliferação dos spams na Internet.
"Por isso, aplicamos o segundo endereço e orientamos nossos clientes a fazer o mesmo. O e-mail comercial deve ter uso restrito, servindo de canal entre a pessoa, seus clientes e fornecedores. Tudo o que é pessoal, incluindo compras e troca de mensagens com os amigos, deve ser direcionado para um segundo endereço eletrônico. Isso evita perda de tempo no trabalho", explica
Borba lembra que o segundo endereço eletrônico não elimina o incômodo das mensagens publicitárias que congestionam as caixas de entrada do e-mail da maioria das pessoas. "Mas ajuda na administração do seu conteúdo", completa.
Pesquisas recentes revelam que os usuários gastam, em média, uma hora diária checando seus e-mails. Esse tempo desperdiçado é maior dentro das empresas, principalmente naquelas com sistema de informatização avançado, onde o e-mail já substitui o fax e até o telefone.
Borba destaca que o volume de mensagens publicitárias distribuídas pela Internet continuará crescendo diariamente, acompanhando o avanço do próprio meio eletrônico como canal de comunicação. "O e-mail representa uma oportunidade a mais de geração de negócios. Hoje, é mais fácil enviar um e-mail do que telefonar. Porém deve-se procurar sempre a objetividade: dedicar ao e-mail somente o tempo necessário para o bom andamento profissional das tarefas", afirma.
Como a maioria dos e-mails que formam os mailings dos divulgadores de spams é obtida pela compra de cadastros de sites de compras e portais, o ideal é que todos os usuários adotem uma segunda conta para esse tipo de atividade. O endereço eletrônico principal só deve ser divulgado para pessoas de confiança.
"Este é um procedimento simples que traz bons resultados. Em um mês, reduzimos em 80% o tempo que era desperdiçado com os spams. E a criação de uma segunda conta de e-mail é um procedimento muito simples, pois a maioria dos provedores já oferece mais de uma conta no ato da assinatura", finaliza.