Intranet já é um termo que se incorporou ao dia a dia das empresas. Assim como a Internet, a intranet provê os funcionários de uma empresa com páginas e informações de conteúdo restrito, desenvolvido para uso interno.
Há muita dúvida sobre o uso ideal da intranet e os benefícios que ela pode trazer a uma organização. As utilidades são várias, começando pelo desenvolvimento de softwares multi-plataforma em ambiente unificado. A intranet tem a característica de centralizar as aplicações num servidor web, que são acessíveis e compatíveis a qualquer modelo de computador (Macintosh, PC, Unix, etc.) por meio de navegadores padrão, como Netscape, Internet Explorer ou outros.
Além disso, a intranet tem a função básica de rotear o tráfego web e distribuir e-mails. Entretanto, um dos principais potenciais da intranet é ajudar no trabalho organizacional da empresa, através da publicação e atualização em tempo real de normas e procedimentos.
Toda empresa, ao crescer, necessita normatizar e documentar seus procedimentos, com os objetivos mais variados, entre eles: facilitar o treinamento dos funcionários, padronizar e qualificar as operações de cada departamento, centralizar documentos importantes, entre outros.
Muitas empresas encontram este caminho por meio do certificado ISO 9002, porém obtido da maneira antiga: com manuais impressos, difíceis e demorados de serem atualizados. É neste momento que a intranet brilha como uma excelente, dinâmica e ágil ferramenta de aumento da produtividade, tornando tudo muito mais fácil e rápido.
A primeira vantagem da intranet usada como ferramenta de normatização é a atualização instantânea de documentos primários, tais como endereços e telefones de funcionários, calendário coletivo (reuniões, eventos e outros), mudanças de horários, normas e procedimentos, entre outros. A economia de tempo é brutal, pois as mudanças são processadas automaticamente e repassadas a todos por e-mail ou similar. Além disso, também há uma grande economia de papel e recursos humanos, pois deixa de existir a necessidade de manuais impressos e avisos de mudanças.
Estando a empresa a caminho do ISO 9002 ou não, a intranet é uma ferramenta simples e poderosa, muito fácil de ser implementada. A parte mais difícil não está na técnica, mas na mudança de cultura necessária para que todo o corpo produtivo da empresa esteja sintonizado na mesma linguagem. Enquanto funções gerenciais, administrativas e técnicas assimilam mais facilmente a mudança de cultura, deve-se ter cuidado com setores menos qualificados, como o operacional de indústrias, por exemplo.
Além de ser uma ferramenta de fácil administração pelo setor de informática da empresa, a intranet também pode ser instalada em servidores simples, a partir de sistemas open-source (gratuitos), tais como Linux ou BSD.
Portanto, adote uma linguagem moderna e eficiente para sua empresa. Economize tempo e dinheiro. Utilize uma intranet como ferramenta de normatização e colha os benefícios práticos da era digital.
OBS: Antonio Borba, Diretor da Magic Web Design.