Há muito tempo que o e-mail deixou de ser um meio alternativo de comunicação e transformou-se em uma ferramenta indispensável para o trabalho e o relacionamento pessoal. Mas para que essa ferramenta seja utilizada em todo o seu potencial é preciso que os usuários sejam treinados para tirar melhor proveito de seus recursos.
Assim como na telefonia, a comunicação online possui regras que norteiam a interação entre remetentes e destinatários de mensagens eletrônicas. Pequenas gafes são cometidas por novatos e veteranos do mundo online. Por isso, a atenção à etiqueta se faz redobrada dependendo do objetivo da correspondência. Um pedido de favor, por exemplo, pode cair diretamente na cesta de lixo do computador, caso algumas regras não sejam observadas.
A primeira regra de ouro do e-mail é a Identificação do remetente. Para ter certeza de que o procedimento está correto, basta preencher seu nome e e-mail de retorno nas configurações do software e enviar uma mensagem para si mesmo como forma de teste. Muitos e-mails voltam ou geram confusão por estarem indevidamente preenchidos ou, ainda, identificados por nome de terceiros.
A segunda regra de outro é o Assunto. É preciso anunciar de maneira clara e objetiva o assunto em pauta. Parece óbvio, mas muitos remetentes deixam esta lacuna em branco ou repetem o nome do destinatário. Um campo "Assunto" preenchido corretamente, além de atrair a atenção, ajuda o destinatário a catalogar melhor as mensagens para futuras consultas.
A terceira regra é a Objetividade, que deve ser uma preocupação constante. Hoje, os profissionais têm pouco tempo a perder. Textos longos, que necessitam de uma leitura muito atenta, normalmente são ignorados. Evite floreios, sem perder a cordialidade. Explique apenas o que for necessário para o entendimento do assunto em pauta. Dependendo do destinatário, não mande arquivos anexados, pois muitas empresas proíbem a visualização de arquivos anexados como medida preventiva contra vírus. Mas, se o destinatário já o conhece e confia no material que recebe de você, envie em arquivos anexos informações que não são prioritárias, mas podem acrescentar algo, caso haja maior interesse pelo assunto. Sempre que possível, referencie um web site para obtenção de maiores detalhes sobre o tema. Deixe claro desde o inicio do que trata a mensagem, para que o destinatário priorize seu interesse.
A quarta regra é o Bom Senso. Não engane o destinatário! Evite utilizar sinais de prioridade para chamar a atenção indevida, pois este artifício deve ser utilizado somente quando a mensagem realmente é importante. E o importante muitas vezes depende do ponto de vista do destinatário. Um pedido de emprego é importante para quem o envia, mas certamente não é tão importante para quem o recebe, por melhor que seja o profissional em questão.
Como quinta regra, é prudente observar a Redação. Num e-mail, onde não há contato verbal ou visual, é muito comum ocorrer erros de interpretação por uma das partes. Uma brincadeira pode ser interpretada como uma ofensa, uma crítica como brincadeira e assim por diante. Portanto, cuidado com o que escreve. Se o tom é de brincadeira, é prática comum na Internet adotar o uso de "smiles" ao longo do texto, representados pelos símbolos ":-)" ou por palavras entre parêntestes (risos) e (hehe), entre outros. Também muito importante é evitar o uso de LETRAS MAIÚSCULAS ou muitos pontos de interrogação (!!!!!), pois causam a impressão de se estar gritando.
A sexta regra diz respeito ao envio de Arquivos. Cuidado com aqueles muito grandes! Se sua conexão banda larga (ADSL ou Cable Modem) comporta uma grande capacidade de tráfego, o mesmo não é válido para aquele usuário de conexão discada. E aquele filme de piadinha que foi enviado para distrair seu colega muitas vezes está bem na frente daquele e-mail comercial importantíssimo. Isso sem contar arquivos executáveis (.exe, .com, .pif e outros) que contém vírus, mas o usuário abriu porque o recebeu de um amigo. Enviar arquivos contendo vírus a clientes ou fornecedores é uma gafe imperdoável. Portanto, mantenha seu antivírus sempre atualizado e tome cuidado ao abrir arquivos desconhecidos.
Por último, a sétima regra: da mensagem com Cópias. Ao enviar uma mensagem para múltiplos usuários (geralmente piadas, avisos ou notícias de interesse) há quatro maneiras de fazê-lo, três das quais são, no mínimo, desaconselháveis.
A primeira maneira é preenchendo todos os usuários no campo "Para" do e-mail, porém se um usuário clica na opção "responder a todos" (o que é muito comum), todos da lista passam a acompanhar a resposta e estabelece-se um ciclo vicioso. Já na segunda maneira, envia-se a totalidade da lista no campo "CC (Carbon Copy)", e nenhum, um ou mais usuários no campo "To". A mensagem funciona melhor, usuários da lista "CC" não recebem respostas, porém ainda assim, a lista de usuários se torna pública a desconhecidos e eventualmente até à concorrência.
A terceira maneira é preenchendo todos os usuários no campo "BCC (Blind Carbon Copy)". Desta maneira evita-se a divulgação pública da lista, mas ainda assim se não houver ao menos um usuário no campo "To" o e-mail corre o risco de ser bloqueado por filtros Anti-Spam. Além disso, nenhum dos três métodos evita o envio (acidental ou não) de vírus
A quarta maneira, e mais correta, é recorrer a um utilitário de newsletter ou cadastro de visitantes, que aliado a um web site possa descadastrar usuários não interessados no recebimento de e-mails futuros. Esta alternativa é prestada por empresas de web design e normalmente é indicada para empresas que fazem do e-mail seu instrumento de comunicação.
Finalmente, é prudente observar que o spam (envio não solicitado ou não autorizado de e-mails) sempre vai contra uma ou mais regras acima. E hoje em dia muitos spams tentam entrar disfarçados nas caixas postais, fazendo-se passar por amigos, personalizando a mensagem com nome, e-mail ou imagem do site do destinatário. E não se trata de alguém que dedicou "atenção especial" ao e-mail, mas sim de softwares e spammers que se tornam cada vez mais inteligentes.
Devido a tudo isto, torna-se cada vez mais importante o uso da correta etiqueta no e-mail, até mesmo para evitar que seja ignorado ou filtrado por softwares anti-spam. Recentemente, meu recém instalado Spam Killer bloqueou diversos e-mails de amigos ou conhecidos: traziam o campo assunto em branco ou não continham destinatário (somente carbon copy).
OBS: Antonio Borba, Diretor da Magic Web Design.